おすすめのクリニック事務長代行サービスを紹介します!
クリニックの事務長には、高い対応スキルや経営への知識などが必要とされます。現在事務長のスキルに不満を感じている方や、クリニックの開業・事業継承なども検討している方は、事務長代行サービスを利用するのがおすすめです。
当サイトでは、クリニックの事務長代行サービスを利用したい方の疑問や課題解決に役立つ情報をまとめてご紹介しています。
おすすめの事務長代行サービスや、事務長代行サービスを利用するうえで知っておきたい情報のほか、実際に事務長代行サービスを利用した方の口コミや評判についてもまとめてご紹介します。
目次
雇用?代行?7つの項目で違いを比較
事務長をクリニックで直接雇用した場合と事務長代行サービスを利用した場合で、どのような違いがあるのでしょうか。
今回は、以下の7つの項目を比較しました。
- コスト
- 専門知識
- 対応スピード
- 安定性
- 導入ハードル
- スキル
- 業務範囲
事務長を雇用 | 事務長代行 | |
---|---|---|
コスト | △ | ◯ |
専門知識 | △ 人材の質による | ◎ |
対応スピード | ◯ | ◯ |
安定性 | △ | ◎ |
導入ハードル | × 経営担当者の採用難易度は高い | ◎ |
スキル | △ 人材の質による | ◎ |
業務範囲 | ◯ | ◯ |
表の内容を具体的に見ていきましょう。
コスト
コスト面については、事務長を雇用した場合は固定の人件費や福利厚生費がかかる一方で、事務長代行の場合は利用する期間や業務量によって変動するため直接雇用の場合と比べて初期導入コストを抑えられます。
専門知識
専門知識については、雇用の場合は個人の経験や資質などに依存し、採用した人材によって異なります。事務長代行の場合は事務長としてのスキルや知識について一定水準をクリアしているため、対応するスタッフによる大きな違いはありません。
対応スピード
対応スピードについては、雇用の場合は個人のタスク管理能力や処理能力によります。事務長代行の場合は依頼した期日内での対応を行っているため、業務が遅れたり滞ったりする心配はありません。
安定性
安定性については、雇用の場合は退職の可能性やリスクがある一方で、事務長代行の場合はそのような心配がなく、必要な業務を必要な時に依頼できるという違いがあります。
導入ハードル
スタッフの退職時など、新たな人材を事務長として採用する場合の導入ハードルについては、雇用の場合は面接や手続きなど様々な対応が必要となり、事務長代行の場合は契約だけで導入できるため、雇用と比べて導入ハードルが低いです。
スキル
スキル面については、雇用の場合は個人の経験などに大きく依存するほか、クリニックで教育を行う必要があります。その点、事務長代行の場合は一定レベルのスキルや経験のあるスタッフが担当することが多いです。ただし、事務長代行サービス会社ごとにスタッフの質が異なるため、公式ホームページなどでしっかり確認するのをおすすめします。
業務範囲
委託できる業務の範囲については、雇用の場合は個人のスキルによる部分が大きいです。一方、事務長代行の場合はサービス提供会社ごとに業務範囲を提示しており、契約内容に基づいて業務を行ってくれます。
このようにさまざまな面で違いのある雇用と事務長代行ですが、個人のスキルや経験に左右される雇用よりも、一定のレベルが担保されている事務長代行の方がスムーズに導入できる可能性が高いでしょう。
雇用と事務長代行の違いをチェックしておこう
事務長代行は安定して依頼でき、個人のスキルや経験に依存しない点がおすすめ
おすすめのクリニック事務長代行サービス比較表
イメージ | 引用元:https://mmso.jp/ | 引用元:https://clinic-manager.net/ | 引用元:https://jimu-choo.jp/ |
会社名 | 株式会社医療経営支援事務所 | MOCAL株式会社(クリニックマネジャー) | 株式会社ジムチョー |
代行業務 | ・業者との価格交渉(コスト分析も含む) ・SEO対策、MEO対策で集患強化(アクセス分析も含む) ・採用業務対応(求人作成、面接調整・同席など) ・病院、クリニックへの訪問(集患目的) ・厚生局への届出対応(資料作成、提出など) ・業務改善PDCA推進(残業対策、待ち時間対策など) ・診療報酬の算定強化(増収目的) ・診療報酬の改定対応 ・スタッフの相談対応 ・経営分析、課題解決に向けたPDCA推進 ・税理士からの会計報告対応、財務改善に向けた協議、銀行対応 | ・総務・秘書 ・院外マーケティング ・渉外業務 ・人事業務 ・マネージャー業務 ・参謀・ブレーン | 診療業務以外の業務全て |
料金プラン(例) | ▼クリニックのみの対応の場合 ・月2日訪問+リモート対応(事務長代行):33万円 ・リモート対応のみ(事務長代行):22万円 ▼クリニック+介護事業所の対応の場合 ・月2日訪問+リモート対応(事務長代行):38.5万円 ・リモート対応のみ(事務長代行):27.5万円 ※料金は希望の訪問日数により変わります。 ※月1日からも対応可能です。 | ・経営参謀型:22万円~33万円 ・プロジェクトマネジメント型:16万5,000円~22万円 ・総務・秘書型:22万円~79万2,000円 | ・ジムチョー®代行:応相談 ・リモートジムキョク™:9万円 ・WEBコンサル:5,000円 |
契約期間 | 月1回~ | 月1回~ | 記載なし |
事務長業務の実務支援 | 〇 | 〇 | 〇 |
病院・クリニックへの訪問(連携強化) | 〇 | × | 記載なし |
クリニック+介護事務所への対応 | 〇 | × | 記載なし |
スタッフ全員が事務長経験あり | 〇 | × | 記載なし |
スタッフ全員が経営者(経営者視点) | 〇 | × | 記載なし |
詳細リンク | 詳しくはこちら | 詳しくはこちら | 詳しくはこちら |
公式サイト | 公式サイトはこちら | 公式サイトはこちら | 公式サイトはこちら |
おすすめのクリニック事務長代行サービス3選
株式会社医療経営支援事務所
おすすめポイント
-
スタッフ全員が事務長経験者かつ会社経営をしているプロ集団
-
診療報酬の活用や医療機関との連携強化など、増収も叶えてくれる
-
分院や事業承継、介護事業参入など、事業拡大の全ての対応実績とノウハウあり
全員が事務長経験者かつ経営者のプロ集団!負担軽減からクリニックの発展まで支援する”稼げる”事務長代行
株式会社医療経営支援事務所の基本情報
代行業務 | ・業者との価格交渉(コスト分析も含む) ・SEO対策、MEO対策で集患強化(アクセス分析も含む) ・採用業務対応(求人作成、面接調整・同席など) ・病院、クリニックへの訪問(集患目的) ・厚生局への届出対応(資料作成、提出など) ・業務改善PDCA推進(残業対策、待ち時間対策など) ・診療報酬の算定強化(増収目的) ・診療報酬の改定対応 ・スタッフの相談対応 ・経営分析、課題解決に向けたPDCA推進 ・税理士からの会計報告対応、財務改善に向けた協議、銀行対応 |
---|---|
料金プラン(例) | ▼クリニックのみの対応の場合 ・月2日訪問+リモート対応(事務長代行):33万円 ・リモート対応のみ(事務長代行):22万円 ▼クリニック+介護事業所の対応の場合 ・月2日訪問+リモート対応(事務長代行):38.5万円 ・リモート対応のみ(事務長代行):27.5万円 ※料金は希望の訪問日数により変わります。 ※月1日からも対応可能です。 |
契約期間 | 月1回~ |
所在地 | 熊本県熊本市中央区上通町2-17 びぷれす熊日会館7階 |
設立 | 【個人事業設立】2019年5月 【法人設立】2024年4月 |
対応エリア | 熊本県、福岡県、鹿児島県、長崎県、大分県、佐賀県、宮崎県、沖縄県(全国対応可) |
問い合わせ | 問い合わせフォーム |
株式会社医療経営支援事務所の口コミや評判
2年前に知人経由で竹森さんを紹介していただき経営支援をお願いしていますが、最初お会いした時は若くて大丈夫かな?と少し不安でした。。。(笑)引用元:https://mmso.jp/
ですが、1回目の打ち合わせの中で今後が楽しみになるくらいの知識や経験、人脈があるのと、過去に採用していた事務長より業務を分かっていたので、今では事務長を採用せず竹森さんに経営改善と事務長の業務を依頼することが当たり前になっています。
コロナの影響で不安定だった経営も竹森さんのおかげで安定したので、今後は訪問看護や自費診療も自院の強みにできるよう頑張りたいと考えています。
クリニック開業後、院長(主人)の手伝いでなんちゃって事務長になったのですが、今やっている業務が本来すべき内容か分からない、うまく対応できている自信がない、そんな状態で泣きそうな日々でした。引用元:https://mmso.jp/
このままではマズいと思い主人に相談し、事務長サポートを依頼できる経営コンサル数社と面会して最終的に(株)医療経営支援事務所様にお願いすることになりました。
最初はお試し感覚だったのですが、施設基準の対応や採用関係、雑務など幅広くサポートいただいているので、なくてはならない存在になっています。
おかげ様で経営も安定しているので、今後も継続させていただきたいと思っています。
MOCAL株式会社(クリニックマネジャー)
おすすめポイント
-
企業マネージャークラスのノウハウを学んだスタッフが対応
-
雑務から経営参謀まで幅広い業務をサポート
-
ニーズや規模に合わせて気軽に活用可能
高い仕事スキルを持つ人材をアウトソーシングで提供!経営課題の効率的解決をサポート
MOCAL株式会社(クリニックマネジャー)の基本情報
代行業務 | ・総務・秘書 ・院外マーケティング ・渉外業務 ・人事業務 ・マネージャー業務 ・参謀・ブレーン |
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料金プラン(例) | ・経営参謀型:22万円~33万円 ・プロジェクトマネジメント型:16万5,000円~22万円 ・総務・秘書型:22万円~79万2,000円 |
契約期間 | 月1回~ |
所在地 | 【本社】 東京都千代田区神田駿河台4-3 新お茶の水ビルディング12階 【大阪オフィス】 大阪府大阪市北区梅田1-11-4-1000 大阪駅前第4ビル11階 【札幌オフィス】 北海道札幌市中央区北一条西3-3 ばらと北一条ビル9階 【神戸オフィス】 兵庫県神戸市中央区江戸町104 江戸町104 5階 |
設立 | 2010年11月1日 |
対応エリア | 東京都、千葉県、神奈川県、埼玉県、愛知県(名古屋市)、岐阜県(羽島市)、大阪府、兵庫県(尼崎市、⻄宮市、芦屋市、神戸市、明石市、加古川市、高砂市、姫路市、伊丹市、宝塚市、川⻄市、三田市)、京都府(京都市、⻲岡市、日向市、⻑岡京市、八幡市、宇治市、城陽市、京田辺市、 木津川市)、奈良県(奈良市、大和郡山市、大和高田市)、滋賀県(大津市、草津市、栗東市、守山市、野洲市、近江八幡市、彦根市、米原市、⻑浜市)、岡山県(岡山市、倉敷市)、広島県(福山市)北海道(札幌市、北広島市、江別市、恵庭市) |
問い合わせ | 電話、問い合わせフォーム |
MOCAL株式会社(クリニックマネジャー)の口コミや評判
第三者として事務⻑がいることで、院⻑の声を「ボイスチェンジ」し、客観的な立場から伝えてくれたり、面談の際に、院⻑に伝えずらいこと、また院⻑から伝えずらいことなど、クッションに入ってもらうことができるようになりました。引用元:https://clinic-manager.net/
このクッションが一つあることで、スタッフマネジメント⻭科医師や⻭科衛生士の採用活動も二枚構造となり、人事面でのオペレーションの失敗が少なくなったと実感しています。これは、院⻑にとっても、スタッフにとってもメリットがあると感じています。
費用面で迷っている友人もいましたが、仕事スキルや業界知識のない段階から育てる時間を考えると、ある程度ざくっと仕事を依頼しただけで理解してくれるので、忙しい院⻑にはメリットがあるサービスだとおススメしました。
自分が考えている点を補足するような案を出してくれたり、弱気に考えている時には背中を押してくれたりなど、他の医院との比較を通じた客観的な立場から意見を言ってくれるのは、とても心地よいと感じています。引用元:https://clinic-manager.net/
院⻑以外はほとんど女性スタッフで運営している⻭科医院にとって、心強いサービスだと思います。
株式会社ジムチョー
おすすめポイント
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課題解決ファーストの本音スタイルで向き合う
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ハンズオン型で一緒になって課題解決をおこなう
-
クリニックの効率的かつ低コストな運営をサポート
クリニック特化型の事務代行サービス!業務効率化・コスト削減を実現
株式会社ジムチョーの基本情報
代行業務 | 診療業務以外の業務全て |
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料金プラン(例) | ・ジムチョー®代行:応相談 ・リモートジムキョク™:9万円 ・WEBコンサル:5,000円 |
契約期間 | 記載なし |
所在地 | 東京都千代田区神田駿河台4-3 新お茶の水ビルディング12階 |
設立 | 記載なし |
対応エリア | 東京都23区、北多摩エリア、埼玉県南部/南東部、神奈川県北東部、千葉県上総エリア、栃木県南部、茨城県南部(その他エリア要相談) |
問い合わせ | 問い合わせフォーム |
株式会社ジムチョーの口コミや評判
DX化や人材面で困っている医療機関への対応と連携について、ご相談させていただきました。相手のメリットを第一に考え、新しいアイデアをどんどん出していただき話がとても進んで有難かったです。また、引き続きよろしくお願いいたします。引用元:https://g.co/kgs/
いつも大変お世話になりまして感謝しております。引用元:https://g.co/
専門知識も豊富で質問にすぐ返していただけるプラスαで
補足の情報も教えていただき助かっております。
お客様ファーストで信頼ができ、ジムチョーさんとお仕事ができ幸いです。
今後ともどうぞ宜しくおねがいいたします。
【その他】おすすめのクリニック事務長代行サービス
-
経営アシストサービス医科診療所の経営管理などのマネジメント領域を実行支援することで、医科診療所の持続的な発展をサポートしています。
営業時間、休日 記述なし 業務範囲 クリニック経営を支援 会社情報(住所) 東京都港区高輪4-10-18 京急第1ビル -
合同会社MASパートナーズ院外事務長(事務長代行)、院長夫人コーチング、医療法人運営サポート、MS法人運営サポート、経営改善、医院開業支援など、院長先生の経営のブレーンとして財務と人事の面から健全経営を継続できる環境づくりをサポートいたします。
営業時間、休日 記述なし 業務範囲 経営改善サポート、クリニック開業プロデュース 会社情報(住所) 大阪市淀川区西宮原2丁目7番53号 Marutaビル5階 -
株式会社国道ビル事務長代行が”向き合う”時間を増やします
営業時間、休日 記述なし 業務範囲 医療コンサルティング事業 会社情報(住所) 大阪府大阪市北区曾根崎2-1-12 -
スリードット株式会社(事務長代行サービス)とにかく忙しい、時間がない、雑務は事務長に任せたい
営業時間、休日 記述なし 業務範囲 経営コンサルティング全般 会社情報(住所) 大阪府大阪市西区土佐堀1-6-20新栄ビル -
株式会社バタフライエフェクト(歯科医院専門外部事務長)ご利用者様に安心してサービスをご利用いただけるようアットホームで温かみのある丁寧な対応を徹底しております。
営業時間、休日 10:30〜18:30 業務範囲 就労支援サービス 会社情報(住所) 静岡県静岡市清水区川原町20番10号 -
株式会社メディカ・コンサルティングメディカ・コンサルティングは、医業に特化したコンサルティングファームです。
営業時間、休日 8:30~17:30(土日祝を除く) 業務範囲 医業機関、介護サービス事業、福祉施設に関する経営コンサルタント業 会社情報(住所) 石川県金沢市疋田1丁目33番地 -
株式会社メディカルマネジメントサポート院長先生のお悩み・ご負担を私たちが軽減します
営業時間、休日 記述なし 業務範囲 病院・医院向け総合医療コンサルタント 会社情報(住所) 埼玉県さいたま市大宮区桜木町1-9-18-Mio大宮 -
株式会社インダストリー|事務長代行・支援サービス「歯科事務長代行」とは、院長の歯科医師としての業務以外の仕事を請け負い、サポートするインダストリーの歯科事務長代行アウトソーシング・BPOサービスです。
営業時間、休日 記述なし 業務範囲 歯科医専門プロデュース企業、歯科専門開業支援、コンサルティング 会社情報(住所) 東京都新宿区市谷薬王寺町53 薬王寺ビル2階 -
メディカルサポートパートナー株式会社(事務長代行&クラウド事務長)医院の開業・経営・閉業を幅広く・柔軟にサポート
営業時間、休日 記述なし 業務範囲 医院開業サポート、医院コンサルティング 会社情報(住所) 名古屋市中区栄5丁目26-39 GS栄ビル3階 -
株式会社SABU(歯科専門事務代行サービス)歯科のバックオフィスを仕組み化しより良い医療の提供を支える
営業時間、休日 記述なし 業務範囲 歯科専門クラウドバックオフィス、その他関連サービス 会社情報(住所) 東京都新宿区市谷田町3-14 市ヶ谷ガーデンテラス 2階 -
株式会社セルエージェント(レンタル事務長さん)セルエージェントは、医療機関様や、ヘルスケア業界でビジネスを展開する企業様、自治体や官公庁などに幅広いマーケティング/コンサルティング支援を提供する伴走型事業支援企業です。
営業時間、休日 記述なし 業務範囲 ヘルスケアマーケティング支援、新規事業立上げ支援、医療機関向け運営支援 会社情報(住所) 東京都渋谷区恵比寿1-8-18K-1ビル 3F
クリニックの事務長代行サービスについて
クリニックの事務長代行サービスとは
日々多くの業務が求められるクリニックでは、煩雑な事務作業などに追われて治療や診療に専念できなかったり、また事務長の対応スキルが低いことで業務がスムーズに進行していなかったりという問題を抱えているケースも少なくありません。そんなクリニックにこそ導入したいのが、事務長代行サービスです。
クリニックの事務長代行サービスは、クリニックの事務長が行う仕事を外部のプロに委託できるサービスです。医療機関の事務長経験者や現役の事務長などがクリニックの事務業務をサポートし、院長の負担を軽減したり、業務効率化やコスト削減なども実現してくれます。
クリニックの事務長代行サービスでは負担の多い事務業務をプロに委託できる
業務効率化やコスト削減につながるケースも
クリニックの事務長代行サービスで任せられる業務内容
クリニックの事務長代行サービスには、どのような業務を任せることができるのでしょうか。サービスごとに細かな内容は異なりますが、一般的な事務長代行サービスで対応している業務内容をご紹介します。
経営サポート
事務長代行サービスのなかには、経営に関するサポートを依頼できるサービスもあります。たとえば設備投資計画のアドバイスや、院内組織体制の整備など、クリニックごとの状況を把握したうえで幅広い提案を行ってくれます。さらに院長にとって負担になりやすい行政手続きや会議の運営についても依頼できるため、大幅に業務の手間を減らすことができるでしょう。
採用人事・労務管理
クリニックの運営を行うにあたり、優秀な人材の確保や育成は非常に重要な業務のひとつです。しかし採用には幅広い業務が求められ、院長1人では対応しきれないこともあるでしょう。
そんな採用や労務管理などの業務も、事務長代行サービスに依頼することができます。求人サイトに掲載する原稿の作成からお問い合わせ対応、面接当日の対応まで委託できるほか、入退職時の手続きや有給休暇の管理まで行ってくれます。
総務・経理
さまざまな方が訪れるクリニックには、クレームが寄せられることもあります。その場合に院長が直接対応するケースも多く、多くの時間や労力がかかってしまうこともあるでしょう。
そんなクレーム対応も、事務長代行サービスで行ってくれます。また経営に関する資金の管理や診療実績データの集計といった業務にも対応可能なので、院長はもっとも重要な診療などの業務に集中することができるのです。
広報・マーケティング
集患や増患のためには、広報やマーケティングの業務も重要になります。しかしこれらの業務には専門的な知識が必要であったり、対応するために多くの時間を割かなければならなかったりするため、院長だけでは対応できないケースも少なくありません。
そんな広報やマーケティングの業務も、事務長代行サービスに依頼することができます。たとえばクリニックのホームページの管理や運営、SNS運用代行なども、専門知識を持つ事務長代行サービスのスタッフが対応するため、院長は診療に専念できるでしょう。
経営に関することからクレーム対応まで幅広く依頼できる
本来の業務に集中するためにも、専門外の業務は事務長代行サービスに依頼するのがおすすめ
みなさんがクリニック受診時に感じた不安・ストレスをWEBアンケートで調査!
ここまでクリニック事務長代行サービスについて、概要や業務内容について解説してきました。ここからは、クリニックを受診した方を対象にした、2つのアンケート結果をもとにお話ししていきます。
まず1つ目の「クリニックを受診した際に不安やストレスを感じたことはありますか?」という質問の結果ですが、以下のグラフのようになりました。
あると答えた方が、半数以上の60%という結果となっています。結果を見る限り、クリニック受診の際に不安やストレスを感じる方は、決して少数派ではないようですね。続いて、あると答えた方を対象に「どの部分に不安やストレスを感じましたか?」という質問をしてみました。
第1位は「待ち時間が長い」でした。体調不良で受診される方も多いクリニックで長時間待たされるのは、本当に辛いですよね。事務長代行サービスでは医療機関の業務効率化も担っているため、導入することで待ち時間の短縮にも繋がるでしょう。
第2位は「病状や治療などの説明が不十分」でした。医師の経験が不十分なのもあるかもしれませんが、煩雑な事務作業により医師本人が治療や診察に集中できない環境が原因なのかもしれません。その事務的な作業を外部のプロに委託することで、少なくとも本来の業務に専念することができます。
第3位は「受付スタッフの対応」でした。指導体制が確立していない、多忙で細やかな対応ができていないなど理由はさまざまでしょうが、これも患者側からしたら辛い経験です。事務長代行サービスでは、クリニックの運営に関わる業務、採用人事なども依頼可能なため、優秀なスタッフを確保しやすい体制が整えられるでしょう。
そのほか第4位以下は「診療時間が短い」「質問しづらい」「医師が目を見て話さない」「清潔感がない」となっています。これらのマイナス要因も全て、事務長代行サービスを導入することにより、大幅に改善することが可能です。
ここまでWEBアンケート結果をもとに、クリニック受診時に感じた不安・ストレスの原因をお伝えしました。多くの患者さんが抱いている不満を取り除き、クリニックの満足度を上げるためにも、ぜひ事務長代行サービスの利用を検討してみてください。
クリニックの事務長代行サービスを利用するメリット
クリニックの事務長代行サービスを利用する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。これから事務長代行サービスの利用を検討している方は、ぜひチェックしてみてください。
即戦力となる人材を確保しやすい
事務長代行サービスを提供している会社では、高いスキルや豊富な経験を持つスタッフを事務長代行として採用しているほか、自社の研修などにおいてスキルを上げていることも多いです。そのため事務長代行サービスに依頼すれば、即戦力となる人材を確保しやすいというメリットがあります。求める知識やスキルで院長のサポートをしてくれるため、院長は診療などの本来力を入れるべき業務に専念できるでしょう。
採用コストや教育コストを削減できる
事務長を直接雇用する場合、採用のためのさまざまなプロセスが必要であったり、また未経験者を雇用する場合は教育が必要であったりするため、時間的にも金銭的にも多くのコストが必要です。また採用してもすぐに退職してしまうリスクもありますが、事務長代行サービスならそのような心配はありません。
サービスを提供している会社と契約を結ぶだけで、事務長としてのスキルを持つ人材がサポートしてくれます。これにより採用コストや教育コストを大幅に削減することができるでしょう。
経営面のサポートも依頼できる
事務長代行サービスのなかには、経営面のサポートを依頼できるサービスもあります。日々の雑務に追われて経営面での課題に向き合う時間がない院長も少なくないと思いますが、経営面のサポートに対応している事務長代行サービスであれば、たとえば経営が上手くいっていないクリニックの課題解決や事業拡大を考えている院長のサポートも依頼できるため、よりよい運営ができるようクリニックを導いてくれます。
日々の業務負担が減る
院長1人で対応しているクリニックや、少人数、家族のみで対応しているクリニックの場合、ひとりひとりの業務負担が大きくなってしまいます。そんなクリニックで事務長代行を採用すれば、診療外業務がなくなるため、日々の業務負担を大幅に減らすことができるでしょう。そして業務負担が減ることで休息時間が増えたり、経営改善や事業拡大に充てる時間を増やしたりできるのも、事務長代行サービスを利用する大きなメリットです。
事務長代行サービスを利用すれば即戦力となる人材を低コストで確保できる
経営サポートを依頼できる事務長代行サービスもある
クリニックの事務長代行サービスのデメリットや注意点
さまざまなメリットがある事務長代行サービスですが、導入前に知っておきたいデメリットや注意点もいくつかあります。以下のようなポイントも把握したうえで、事務長代行サービスを利用するかどうか判断しましょう。
- 事務長代行は外部の人間であるため、業務のノウハウが蓄積されにくい
- サービス利用時は機密情報に当たる情報の開示も求められるため、情報漏洩のリスクがある
- 契約内容によって滞在日数が短い場合もあり、業務の指示や報告が煩雑になる可能性がある
ただしこれらのデメリットや注意点は、対応によって解決できる可能性も高いです。ノウハウの蓄積についてはマニュアルや手順書の整理を依頼したり、社内人材の育成をサポートしてもらったりすれば回避できます。
また情報漏洩については、事前に企業の信頼性をチェックし契約書を交わすことで一定のリスクを避けることができます。そして業務の煩雑化については、契約前にコミュニケーションの取り方などを決めておくことでスムーズにできるでしょう。
このように代行サービスを利用することの不安に対してはしっかりとカバーする方法があるので、デメリットがあるからといって導入が難しいと考える必要はなさそうです。
デメリットや注意点はあるがカバーする方法がある
事前の打ち合わせや準備などをしておけば、利用に不安を感じることは少ない
クリニックの事務長代行サービス選びのポイント
クリニックの事務長代行サービスを提供している会社は複数あるので、どのサービスを利用すればよいか分からないと感じている方もいるでしょう。そんな方のために、ここでは事務長代行サービスを選ぶ際にチェックしたいポイントをご紹介します。
経験と実績
クリニックの事務長代行サービスを選ぶ際にまずチェックしたいのが、経験と実績です。基本的にどの事務長代行サービスでも事務作業やバックオフィスのサポートは行っていますが、じつは対応しているスタッフの経験や実績が浅いサービスも存在しています。
たとえば医療機関の事務長として実務経験を持っている方ではない新卒や、他業種のマネジメント経験者を派遣している事務長代行サービスもあるのです。その場合、実際の医療現場については詳しくなく、思ったようなサポートが期待できないこともあるでしょう。
だからこそ、医療機関の医事や総務、事務長業務の実務経験のあるスタッフを採用している事務長代行サービスであるかどうかは重要なポイントです。実際に依頼してからサポートに不満を感じないようにするためにも、必ず経験や実績が豊富な事務長代行サービスを利用しましょう。
対応できる業務内容
対応できる業務内容は、事務長代行サービスによって大きく異なる部分です。自院に必要なサポートを受けるためにも、どのような業務を依頼したいかを明確にし、それに対応できる事務長代行サービスを選びましょう。
たとえば事務的なサポートだけを行っている代行サービスもあれば、経営支援や開業支援、事業拡大のサポートまで対応している代行サービスもあります。現在のクリニックの経営を見直したい方やこれから集患・増患に力を入れたい方、また事業拡大を狙っている方は後者のようなサポートにも対応している事務長代行サービスを利用するのがおすすめです。
ただしこのようなサポートは医療機関についての知識だけでなく、経営や広報などの幅広い知識が必要になるため、対応している会社は多くありません。少ないなかからでもより適したサービスを提供している会社を見つけるためにも、実績などと合わせて依頼するかどうかを判断しましょう。
料金とのバランス
クリニックの事務長代行サービスは、依頼する範囲や日数などによって料金が変動するのが一般的です。もちろん多くの業務や日数を希望すればその分費用は高くなっていくので、料金とサービスのバランスも見ながらサービスを選ぶことも大切です。
ただし料金だけを見て安さで契約してしまうと、思ったようなサポートが受けられない可能性があります。サービスを受けることで改善できることがなにかをしっかりと把握し、クリニックの売り上げ拡大につなげられるかどうかを判断しましょう。
事務長代行サービスの多くは、利用を検討している段階で見積もりを依頼することができます。まずは気になるサービスの窓口に相談し、必要なサポートに対してどの程度の費用がかかるのかをチェックしてみてください。
豊富な経験や実績のあるスタッフを派遣してくれる事務長代行サービスがおすすめ
経営についてのサポートも受けられる事務長代行サービスなら幅広い業務を依頼できる
業務負担の軽減やクリニックの経営課題の解決なら「事務長代行」の利用がおすすめ
院長やスタッフの業務負担の軽減や、クリニックの経営課題を解決するためにも、ぜひ事務長代行サービスの利用を検討してみてください。事務長代行サービスを利用することで、かかるコスト以上の利益を得られたり、業務効率化を実現したりできる可能性があります。まずは気になるサービスの公式サイトなどをチェックし、対応できる範囲や実績を確認したうえで、料金や依頼内容について相談してみてはいかがでしょうか。
おすすめのクリニック事務長代行サービス比較表
イメージ | 引用元:https://mmso.jp/ | 引用元:https://clinic-manager.net/ | 引用元:https://jimu-choo.jp/ |
会社名 | 株式会社医療経営支援事務所 | MOCAL株式会社(クリニックマネジャー) | 株式会社ジムチョー |
代行業務 | ・業者との価格交渉(コスト分析も含む) ・SEO対策、MEO対策で集患強化(アクセス分析も含む) ・採用業務対応(求人作成、面接調整・同席など) ・病院、クリニックへの訪問(集患目的) ・厚生局への届出対応(資料作成、提出など) ・業務改善PDCA推進(残業対策、待ち時間対策など) ・診療報酬の算定強化(増収目的) ・診療報酬の改定対応 ・スタッフの相談対応 ・経営分析、課題解決に向けたPDCA推進 ・税理士からの会計報告対応、財務改善に向けた協議、銀行対応 | ・総務・秘書 ・院外マーケティング ・渉外業務 ・人事業務 ・マネージャー業務 ・参謀・ブレーン | 診療業務以外の業務全て |
料金プラン(例) | ▼クリニックのみの対応の場合 ・月2日訪問+リモート対応(事務長代行):33万円 ・リモート対応のみ(事務長代行):22万円 ▼クリニック+介護事業所の対応の場合 ・月2日訪問+リモート対応(事務長代行):38.5万円 ・リモート対応のみ(事務長代行):27.5万円 ※料金は希望の訪問日数により変わります。 ※月1日からも対応可能です。 | ・経営参謀型:22万円~33万円 ・プロジェクトマネジメント型:16万5,000円~22万円 ・総務・秘書型:22万円~79万2,000円 | ・ジムチョー®代行:応相談 ・リモートジムキョク™:9万円 ・WEBコンサル:5,000円 |
契約期間 | 月1回~ | 月1回~ | 記載なし |
事務長業務の実務支援 | 〇 | 〇 | 〇 |
病院・クリニックへの訪問(連携強化) | 〇 | × | 記載なし |
クリニック+介護事務所への対応 | 〇 | × | 記載なし |
スタッフ全員が事務長経験あり | 〇 | × | 記載なし |
スタッフ全員が経営者(経営者視点) | 〇 | × | 記載なし |
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【PR】豊富な実績とノウハウでクリニック経営をサポート!事務長代行の「プロ集団」とは
事務長代行サービスの意外な「落とし穴」
事務長代行を提供する会社は複数ありますが、全てのサービスにおいて事務長経験のあるスタッフを派遣してくれるとは限りません。
実際、新卒や他業種で管理業務を行っていたスタッフを採用しているケースもあり、医療現場の実情を知らずに対応していることも多いのです。
今回は、所属スタッフ全員が医療機関の事務長経験者かつ経営者で、院長の負担軽減はもちろん、コスト削減や増収にも強い「事務長代行のプロ集団」をご紹介します。
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