おすすめのクリニック事務長代行サービスを紹介します！

日々多くの業務が求められるクリニックでは、煩雑な事務作業などに追われて治療や診療に専念できなかったり、また事務長の対応スキルが低いことで業務がスムーズに進行していなかったりという問題を抱えているケースも少なくありません。そんなクリニックにこそ導入したいのが、事務長代行サービスです。

クリニックの事務長代行サービスは、クリニックの事務長が行う仕事を外部のプロに委託できるサービスです。医療機関の事務長経験者や現役の事務長などがクリニックの事務業務をサポートし、院長の負担を軽減したり、業務効率化やコスト削減なども実現してくれます。

クリニックの事務長代行サービスには、どのような業務を任せることができるのでしょうか。サービスごとに細かな内容は異なりますが、一般的な事務長代行サービスで対応している業務内容をご紹介します。

経営サポート

事務長代行サービスのなかには、経営に関するサポートを依頼できるサービスもあります。たとえば設備投資計画のアドバイスや、院内組織体制の整備など、クリニックごとの状況を把握したうえで幅広い提案を行ってくれます。さらに院長にとって負担になりやすい行政手続きや会議の運営についても依頼できるため、大幅に業務の手間を減らすことができるでしょう。

・診療報酬の算定強化

・診療報酬の改定対応

・病院、クリニックへの訪問

採用人事・労務管理

クリニックの運営を行うにあたり、優秀な人材の確保や育成は非常に重要な業務のひとつです。しかし採用には幅広い業務が求められ、院長1人では対応しきれないこともあるでしょう。

そんな採用や労務管理などの業務も、事務長代行サービスに依頼することができます。求人サイトに掲載する原稿の作成からお問い合わせ対応、面接当日の対応まで委託できるほか、入退職時の手続きや有給休暇の管理まで行ってくれます。

・採用（求人広告の作成・掲載、面接、採用選考など）

・教育・研修（研修企画・実施、教育資料作成など

・労務管理（労働契約書の作成、労働保険の手続き、労務トラブルの対応など）

・人事評価制度の運用

・設備管理（医療機器の点検・修理、施設の管理など）

・医療廃棄物の処理

総務・経理

さまざまな方が訪れるクリニックには、クレームが寄せられることもあります。その場合に院長が直接対応するケースも多く、多くの時間や労力がかかってしまうこともあるでしょう。

そんなクレーム対応も、事務長代行サービスで行ってくれます。また経営に関する資金の管理や診療実績データの集計といった業務にも対応可能なので、院長はもっとも重要な診療などの業務に集中することができるのです。

・給与計算（給与明細書の作成、社会保険料の計算・納付など）

・診療録管理（カルテのファイリング、情報管理など）

・物資管理（医薬品、医療機器などの発注、在庫管理など）

広報・マーケティング

集患や増患のためには、広報やマーケティングの業務も重要になります。しかしこれらの業務には専門的な知識が必要であったり、対応するために多くの時間を割かなければならなかったりするため、院長だけでは対応できないケースも少なくありません。

そんな広報やマーケティングの業務も、事務長代行サービスに依頼することができます。たとえばクリニックのホームページの管理や運営、SNS運用代行なども、専門知識を持つ事務長代行サービスのスタッフが対応するため、院長は診療に専念できるでしょう。

・集患対策（ホームページの作成・運営、広告宣伝など）

・広報活動（プレスリリースの作成、イベント開催など）

・顧客管理（患者カルテの管理、顧客満足度調査など）

事務長代行サービスを利用する際にかかる費用は、業務範囲やサービス提供形態によって異なります。

主な料金体系

事務長代行サービスの料金体系としては、主に「月額料金」「時間単位」「業務委託」の３種類に分けられます。月額料金は、毎月一定の料金を支払うプランのことです。事務長代行サービスを利用する頻度が高いクリニックは、月額料金制のサービスを選ぶと良いでしょう。

時間単位とは、利用した時間に応じて費用を支払うプランのことです。それほど利用頻度が多くないのであれば、時間単位の方がコストを抑えられます。

また、業務委託とは、依頼する業務に応じて料金が異なるプランのことです。開業支援や閉院サポート、採用支援などの特定の課題解決やコンサルティングサービスを受ける場合には、業務委託プランを選ぶことになります。

サービス形態ごとの料金相場

事務長代行サービスを受けるにあたってかかる費用は、サービス形態によっても異なります。たとえば、実際にクリニックに訪問して業務を行う場合には、月額80,000円～800,000円ほどが相場となります。

また、オンラインでサービスを受ける場合の相場は月額90,000円～300,000円ほどとなっています。課題に応じて個別の業務を依頼するのであれば、月額80,000円～150,000円ほどです。そのほかにも、スポットで依頼する場合は、1回あたり50,000円～150,000円ほどが目安でしょう。

なお、事務長代行サービスを利用するにあたっては、初期費用がかかります。初期費用は、100,000円～150,000円ほどと考えておくと良いでしょう。

業務内容ごとの料金相場

事務長代行サービスの業務内容は多岐にわたります。業務内容によっても料金は大きく異なるため、事前にチェックしておきましょう。

たとえば、マーケティング支援を受ける場合には、1時間あたり6,000円～20,000円ほどとなっています。月に15時間稼働すると考えると、月額90,000円～300,000円ほどとなります。ただし、直接訪問するか、オンラインで実施するかどうかによっても費用は変動します。

とくに、総務や秘書の業務を任せる場合には、オンラインサービスで十分というケースも少なくありません。オンライン型の場合には比較的安価な水準となっており、1時間あたり5,000円～12,000円程度でサポートが受けられます。また、経営に参画する業務を任せる場合には、1時間あたり8,000円～40,000円ほどが費用の目安となります。

このように、事務長代行サービスの料金は業務内容によって大きく異なります。多岐にわたる業務をまるごと委託する場合には、かなり費用がかさむ恐れがあります。

なるべくコストを抑えたいのであれば、自院の課題と外注する目的を明らかにした上で、必要な業務を的確に依頼するようにしましょう。

事務長を雇用する場合との比較

事務長を直接雇用する場合は、任せる業務内容によって異なりますが、最低でも年収500万円～となっています。実際には、600万円～800万円ほどかかるケースが多いでしょう。

また、直接雇用するとなると、事務長のマネジメントに時間を要するほかにも、パソコンをはじめとした各種備品を準備したり、作業スペースを確保したりする必要があります。本格的に実務を開始するまでに、新たな業務負担が生じる可能性があります。

一方、事務長代行であれば、契約後は迅速に稼働をスタートすることができます。クリニックが抱える課題に対して、ピンポイントに必要なサポートが受けられます。教育コストがかからないので、本来の業務に専念できることでしょう。

長期的に見ると、直接雇用した方が時間単位は安いですが、短期でのスポット利用であれば、事務長代行サービスの方がコストを抑えられます。

事務長をクリニックで直接雇用した場合と事務長代行サービスを利用した場合で、どのような違いがあるのでしょうか。

今回は、以下の7つの項目を比較しました。

表の内容を具体的に見ていきましょう。

コスト

コスト面については、事務長を雇用した場合は固定の人件費や福利厚生費がかかる一方で、事務長代行の場合は利用する期間や業務量によって変動するため直接雇用の場合と比べて初期導入コストを抑えられます。

専門知識

専門知識については、雇用の場合は個人の経験や資質などに依存し、採用した人材によって異なります。事務長代行の場合は事務長としてのスキルや知識について一定水準をクリアしているため、対応するスタッフによる大きな違いはありません。

対応スピード

対応スピードについては、雇用の場合は個人のタスク管理能力や処理能力によります。事務長代行の場合は依頼した期日内での対応を行っているため、業務が遅れたり滞ったりする心配はありません。

安定性

安定性については、雇用の場合は退職の可能性やリスクがある一方で、事務長代行の場合はそのような心配がなく、必要な業務を必要な時に依頼できるという違いがあります。

導入ハードル

スタッフの退職時など、新たな人材を事務長として採用する場合の導入ハードルについては、雇用の場合は面接や手続きなど様々な対応が必要となり、事務長代行の場合は契約だけで導入できるため、雇用と比べて導入ハードルが低いです。

スキル

スキル面については、雇用の場合は個人の経験などに大きく依存するほか、クリニックで教育を行う必要があります。その点、事務長代行の場合は一定レベルのスキルや経験のあるスタッフが担当することが多いです。ただし、事務長代行サービス会社ごとにスタッフの質が異なるため、公式ホームページなどでしっかり確認するのをおすすめします。

業務範囲

委託できる業務の範囲については、雇用の場合は個人のスキルによる部分が大きいです。一方、事務長代行の場合はサービス提供会社ごとに業務範囲を提示しており、契約内容に基づいて業務を行ってくれます。

このようにさまざまな面で違いのある雇用と事務長代行ですが、個人のスキルや経験に左右される雇用よりも、一定のレベルが担保されている事務長代行の方がスムーズに導入できる可能性が高いでしょう。

ここまでクリニック事務長代行サービスについて、概要や業務内容について解説してきました。ここからは、クリニックを受診した方を対象にした、2つのアンケート結果をもとにお話ししていきます。

まず1つ目の「クリニックを受診した際に不安やストレスを感じたことはありますか？」という質問の結果ですが、以下のグラフのようになりました。

あると答えた方が、半数以上の60％という結果となっています。結果を見る限り、クリニック受診の際に不安やストレスを感じる方は、決して少数派ではないようですね。続いて、あると答えた方を対象に「どの部分に不安やストレスを感じましたか？」という質問をしてみました。

第1位は「待ち時間が長い」でした。体調不良で受診される方も多いクリニックで長時間待たされるのは、本当に辛いですよね。事務長代行サービスでは医療機関の業務効率化も担っているため、導入することで待ち時間の短縮にも繋がるでしょう。

第2位は「病状や治療などの説明が不十分」でした。医師の経験が不十分なのもあるかもしれませんが、煩雑な事務作業により医師本人が治療や診察に集中できない環境が原因なのかもしれません。その事務的な作業を外部のプロに委託することで、少なくとも本来の業務に専念することができます。

第3位は「受付スタッフの対応」でした。指導体制が確立していない、多忙で細やかな対応ができていないなど理由はさまざまでしょうが、これも患者側からしたら辛い経験です。事務長代行サービスでは、クリニックの運営に関わる業務、採用人事なども依頼可能なため、優秀なスタッフを確保しやすい体制が整えられるでしょう。

そのほか第4位以下は「診療時間が短い」「質問しづらい」「医師が目を見て話さない」「清潔感がない」となっています。これらのマイナス要因も全て、事務長代行サービスを導入することにより、大幅に改善することが可能です。

ここまでWEBアンケート結果をもとに、クリニック受診時に感じた不安・ストレスの原因をお伝えしました。多くの患者さんが抱いている不満を取り除き、クリニックの満足度を上げるためにも、ぜひ事務長代行サービスの利用を検討してみてください。

クリニックの事務長代行サービスを利用する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。これから事務長代行サービスの利用を検討している方は、ぜひチェックしてみてください。

即戦力となる人材を確保しやすい

事務長代行サービスを提供している会社では、高いスキルや豊富な経験を持つスタッフを事務長代行として採用しているほか、自社の研修などにおいてスキルを上げていることも多いです。そのため事務長代行サービスに依頼すれば、即戦力となる人材を確保しやすいというメリットがあります。求める知識やスキルで院長のサポートをしてくれるため、院長は診療などの本来力を入れるべき業務に専念できるでしょう。

採用コストや教育コストを削減できる

事務長を直接雇用する場合、採用のためのさまざまなプロセスが必要であったり、また未経験者を雇用する場合は教育が必要であったりするため、時間的にも金銭的にも多くのコストが必要です。また採用してもすぐに退職してしまうリスクもありますが、事務長代行サービスならそのような心配はありません。

サービスを提供している会社と契約を結ぶだけで、事務長としてのスキルを持つ人材がサポートしてくれます。これにより採用コストや教育コストを大幅に削減することができるでしょう。

経営面のサポートも依頼できる

事務長代行サービスのなかには、経営面のサポートを依頼できるサービスもあります。日々の雑務に追われて経営面での課題に向き合う時間がない院長も少なくないと思いますが、経営面のサポートに対応している事務長代行サービスであれば、たとえば経営が上手くいっていないクリニックの課題解決や事業拡大を考えている院長のサポートも依頼できるため、よりよい運営ができるようクリニックを導いてくれます。

日々の業務負担が減る

院長1人で対応しているクリニックや、少人数、家族のみで対応しているクリニックの場合、ひとりひとりの業務負担が大きくなってしまいます。そんなクリニックで事務長代行を採用すれば、診療外業務がなくなるため、日々の業務負担を大幅に減らすことができるでしょう。そして業務負担が減ることで休息時間が増えたり、経営改善や事業拡大に充てる時間を増やしたりできるのも、事務長代行サービスを利用する大きなメリットです。

さまざまなメリットがある事務長代行サービスですが、導入前に知っておきたいデメリットや注意点もいくつかあります。以下のようなポイントも把握したうえで、事務長代行サービスを利用するかどうか判断しましょう。

ただしこれらのデメリットや注意点は、対応によって解決できる可能性も高いです。ノウハウの蓄積についてはマニュアルや手順書の整理を依頼したり、社内人材の育成をサポートしてもらったりすれば回避できます。

また情報漏洩については、事前に企業の信頼性をチェックし契約書を交わすことで一定のリスクを避けることができます。そして業務の煩雑化については、契約前にコミュニケーションの取り方などを決めておくことでスムーズにできるでしょう。

このように代行サービスを利用することの不安に対してはしっかりとカバーする方法があるので、デメリットがあるからといって導入が難しいと考える必要はなさそうです。

レセプト業務とは「国民健康保険団体連合会」や「社会保険診療報酬支払基金」などの健康保険の保険者に対して、診療報酬を請求する業務のことです。「レセプト」とは、保険者に請求する診療報酬明細書を指します。

「診療報酬」は、診療に要した費用のことであり、診療報酬点数表に基づいて算出されます。診療報酬点数1点につき10円として医療費を算出します。

日本においては国民皆保険制度が制定されており、加入者が診察を受ける際には最大で医療費の3割を患者が負担します。そして、残りの7割は健康保険組合などを運営している保険者が負担する仕組みとなっています。

そのため、医療機関は、窓口で支払われる医療費のほかに、残りの分を保険者に別途請求する必要があります。レセプト業務は、医療機関の収入を支える業務であることから、ミスのない正確な作業が求められます。

レセプト業務の対応にあたっては、医療事務に関する勉強と資格取得が欠かせません。

診療報酬の仕組みについて

診療報酬は医療機関から直接保険者に請求するわけではありません。国民健康保険団体連合会などの審査支払機関を介して請求します。その際「診療報酬請求書」と「診療報酬明細書」の提出が求められます。

患者の氏名や診療報酬点数などが記載された診療報酬明細書のことをレセプトと呼びます。審査支払機関が内容を確認し、問題がなければ医療機関に診療報酬を支払います。

なお、患者の診察が行われるたびに請求するのではなく、1か月分をまとめて請求作業を行います。

レセプト業務の流れ

レセプト業務は、毎月月末から翌月10日までに行われるのが一般的です。本項目では、レセプト業務の一連の流れを解説します。

レセコンに診療情報を入力する

患者の会計を行う際に、レセコンに必要な情報を入力します。レセコンとは、レセプトコンピュータの略称です。

レセコンにコードや品番を入力することで、自動的に診療報酬点数が計算されます。

レセプトを作成する

月末から翌月10日にかけて、レセプトの出力業務を行います。患者一人ひとりの1か月分の診療内容をまとめる必要があるため、多くの患者を抱える医療機関では作業量も多くなります。

ただし、レセコンが自動的に診療報酬を集計してくれるため、それほど手間のかかる作業ではありません。しかし、会計の際のレセプト入力そのものにミスがあると計算が合わなくなってしまうので、注意しましょう。

レセプトの点検・確認をする

レセプト業務の中でも、最も重要なのが点検・確認作業です。日々の業務で入力した診療情報が誤っている可能性があるため、しっかりと確認する必要があります。

点検の際には「入力ミスがないか」「病名と診療内容に整合性がとれているか」を厳格にチェックします。病名漏れや請求漏れを見つけ出してくれる「レセプト点検ソフト」を導入している医院もありますが、最終的には目視にて確認を行います。

医師に確認する

レセプトの点検作業が済んだら、医師に確認を取ります。間違いが見つかった際はもちろんですが、間違いがない場合にも処方箋や診療内容について確認してもらいます。

医師から修正を求められた場合には、提出期限までに迅速に対応しなければなりません。内容をすべて確認し、適切であると認められればレセプト作成作業は完了となります。

審査支払機関に提出する

完成したレセプトは、審査支払機関に提出します。審査を受けて内容に不備や誤りが見つかった場合には、差し戻しになることもあります。

差し戻しを受けた場合には、すみやかに訂正し、再度提出します。その際、大幅なミスがあると、審査支払機関より診療報酬点数が減点されるケースもあります。

未経験者にはレセプト業務は難しい？

「未経験者にはレセプト業務は難しいのではないか」と悩んでいる方もいることでしょう。レセプト業務を行う上で特別必要な資格などはありませんが、知識とスキルが求められます。

万が一、提出した内容に不備や誤りがあると医療機関の収入に影響を及ぼすことから、正確さが欠かせません。レセプト業務に携わる方は、とにかく経験を積むことが大切です。

レセプト業務の中でも重要とされる点検作業については熟練者が行うことがほとんどなので、未経験者は先輩の姿を見て学ぶことをおすすめします。また、医療事務に関する資格試験の勉強をすることで、必要な知識を習得できます。自信を持って作業に取り組むことで、自然とスキルが身につくでしょう。

レセプト業務のスキルアップのポイント

レセプト業務のスキルアップのためにできることを2つ紹介します。

経験を積む

未経験者がレセプト業務に慣れるためには、とにかく経験を積むことが大切です。レセプト業務においては、患者一人ひとりのカルテから診療内容を読み取り、入力しなければならないため、応用力が求められます。

十分な知識を習得していたとしても応用力が欠けていると、実際の現場で役立てられない可能性があります。滞りなく作業を進めるためには、経験を積むことが何よりも大切です。

資格を取得する

「いきなり現場で作業するのは不安」という方は、まず資格取得を目指しましょう。医療事務の資格に国家資格はありませんが、民間資格は存在します。

民間資格を持っていると就職にも有利になるため、未経験者の方にはぜひ資格取得をおすすめします。レセプト業務に関する基礎から学べるので、現場でも即戦力として活躍できることでしょう。

レセプト業務で役立つ資格試験

医療事務に関する資格は、実施団体ごとに存在します。今回は、代表的な3つの資格試験について紹介します。

医療事務管理士技能試験

「医療事務管理士技能試験」とは、技能認定振興協会が実施している医療事務に関する民間資格です。国内で最初にできた資格であり、医療現場で広く認知されています。

医療事務管理士技能試験では、医療保険制度や診療報酬の仕組みについての知識が問われます。資格取得することで医療事務管理士の称号が与えられ、正確な算定をするスキルと技術を持ち合わせていることが証明されます。

試験日は奇数月の第4土曜日であり、年に6回開催されています。合格率は、約48％となっています。

医療事務技能審査試験（メディカルクラーク（R））

「医療事務技能審査試験（メディカルクラーク(R)）は、一般財団法人日本医療教育財団が実施する医療事務に関する民間資格です。国内最大規模の全国統一試験として知られており、50年以上の歴史があります。

試験では、医療機関におけるレセプト業務や受付業務のスキルが問われます。実際の医療現場で求められる技能に対応した試験内容となっており、医療機関の多くで採用基準として取り入れられています。

医療事務技能審査試験の合格者には「メディカルクラーク」の称号が与えられます。昭和の49年の試験開始以来、99万人以上のメディカルクラークを輩出しており、日本全国の医療機関で活躍しています。

試験は月に1度開催されており、年に12回受験するチャンスがあります。合格率は、2013年度から2017年度までの平均で約62％となっています。

医療事務認定実務者(R)試験

「医療事務認定実務者(R)試験」は、全国福祉教育協会が実施する民間試験です。医療事務の基礎知識とレセプト業務についてのスキルが問われます。

医療事務認定実務者(R)試験の特徴は、大学生や医療機関勤務者の受験割合が高いということです。男女・年代別で見ると、20～30代の女性の割合が多いという結果になっています。

資格取得することで、レセプト業務のスキルがあるとみなされるため、就職や転職に有利に働きます。即戦力として働けることをアピールすることができます。

試験は毎月1回開催されており、年に12回受験するチャンスがあります。合格率は約60～80％ほどであり、医療事務に関する民間資格の中では入門コースと言えるでしょう。医療事務認定実務者(R)試験に合格した後に、さらに難易度の高い資格取得を目指す方もいます。

クリニックの事務長代行サービスを提供している会社は複数あるので、どのサービスを利用すればよいか分からないと感じている方もいるでしょう。そんな方のために、ここでは事務長代行サービスを選ぶ際にチェックしたいポイントをご紹介します。

経験と実績

クリニックの事務長代行サービスを選ぶ際にまずチェックしたいのが、経験と実績です。基本的にどの事務長代行サービスでも事務作業やバックオフィスのサポートは行っていますが、じつは対応しているスタッフの経験や実績が浅いサービスも存在しています。

たとえば医療機関の事務長として実務経験を持っている方ではない新卒や、他業種のマネジメント経験者を派遣している事務長代行サービスもあるのです。その場合、実際の医療現場については詳しくなく、思ったようなサポートが期待できないこともあるでしょう。

だからこそ、医療機関の医事や総務、事務長業務の実務経験のあるスタッフを採用している事務長代行サービスであるかどうかは重要なポイントです。実際に依頼してからサポートに不満を感じないようにするためにも、必ず経験や実績が豊富な事務長代行サービスを利用しましょう。

対応できる業務内容

対応できる業務内容は、事務長代行サービスによって大きく異なる部分です。自院に必要なサポートを受けるためにも、どのような業務を依頼したいかを明確にし、それに対応できる事務長代行サービスを選びましょう。

たとえば事務的なサポートだけを行っている代行サービスもあれば、経営支援や開業支援、事業拡大のサポートまで対応している代行サービスもあります。現在のクリニックの経営を見直したい方やこれから集患・増患に力を入れたい方、また事業拡大を狙っている方は後者のようなサポートにも対応している事務長代行サービスを利用するのがおすすめです。

ただしこのようなサポートは医療機関についての知識だけでなく、経営や広報などの幅広い知識が必要になるため、対応している会社は多くありません。少ないなかからでもより適したサービスを提供している会社を見つけるためにも、実績などと合わせて依頼するかどうかを判断しましょう。

料金とのバランス

クリニックの事務長代行サービスは、依頼する範囲や日数などによって料金が変動するのが一般的です。もちろん多くの業務や日数を希望すればその分費用は高くなっていくので、料金とサービスのバランスも見ながらサービスを選ぶことも大切です。

ただし料金だけを見て安さで契約してしまうと、思ったようなサポートが受けられない可能性があります。サービスを受けることで改善できることがなにかをしっかりと把握し、クリニックの売り上げ拡大につなげられるかどうかを判断しましょう。

事務長代行サービスの多くは、利用を検討している段階で見積もりを依頼することができます。まずは気になるサービスの窓口に相談し、必要なサポートに対してどの程度の費用がかかるのかをチェックしてみてください。

コンサルティングとの違い

クリニックの事務長代行サービスと、一般的に提供される「コンサルティングサービス」には、いくつかの重要な違いがあります。両者はクリニックの運営や経営支援を提供する点で似ている部分もありますが、その役割や提供するサービス内容、依頼の目的において異なります。ここでは、事務長代行サービスとコンサルティングサービスの違いについて、詳しく見ていきましょう。

役割の違い

事務長代行サービスは、クリニックの運営を実際に行うための「実務的な支援」を提供します。事務長代行者は、実際にクリニック内で業務を遂行し、院長の負担を軽減するために日常業務を担う存在です。たとえば、スタッフの管理、業務の調整、経理や人事関連のサポート、そして場合によっては経営戦略の実行にも関与することがあります。

一方、コンサルティングサービスは、クリニックの経営状況を分析し、改善策や戦略を提案する「アドバイザー的な役割」を担います。コンサルタントは、経営に関する指導を行い、問題の特定と解決策の提案を行いますが、実際に業務を実行するわけではありません。経営の方向性を決定するためのアドバイスや戦略を提供しますが、具体的な業務の遂行はクライアント側に任されます。

サービスの内容

事務長代行サービスの主な目的は、クリニックの日々の運営業務をサポートすることです。具体的には、事務作業やスタッフの管理、業務の効率化、顧客対応など、医療機関として運営を円滑に進めるためのサポートを行います。院長が本来の診療業務に専念できるよう、バックオフィス業務を代行し、業務負担を軽減します。事務長代行は、具体的な業務の実行と管理が含まれ、運営に直結するアクションを取ります。

コンサルティングサービスでは、クリニックの経営状況や運営に対する戦略的アドバイスを提供します。たとえば、診療の効率化のためのアドバイスや患者の獲得方法、競争力を高めるためのマーケティング戦略、財務の健全化などが含まれます。コンサルタントは、問題の特定と解決策の提示を行うものの、実際の業務実行をクライアントに任せることが多いため、具体的な運営や管理は行いません。

費用対効果

事務長代行サービスは、実際の業務を行うため、費用は一定の月額料金や契約ごとに発生します。クリニックが依頼する範囲や業務の量によって料金は異なりますが、事務長代行サービスは、通常は業務を継続的に実行しているため、比較的安定した料金が発生します。また、導入後は、運営面での負担が軽減され、院長が本来の業務に専念できる時間が増えるというメリットがあります。

一方、コンサルティングサービスは、プロジェクトごとや期間ごとの契約が多いため、費用は短期的なアドバイス料として発生することが一般的です。たとえば、戦略提案のためのワークショップや定期的な経営診断の料金が発生します。コンサルタントは短期間で成果を上げることを目的に助言を行いますが、実際にその助言をどのように実行するかは、クリニック側にかかっています。

コンサルティングサービスを利用する場合、短期的には比較的低コストに感じるかもしれませんが、実行しなければならない業務やリソースの負担が残るため、長期的には両者の費用対効果をしっかりと評価する必要があります。

実行力の違い

事務長代行サービスは、日々の運営業務を実際に遂行する能力が求められます。事務長代行者は、現場で直接的に業務を担当し、現場での問題解決や調整を行うため、即戦力としての実行力があります。実務的な面で支援を受けることができるため、業務がスムーズに進むことが期待できます。

コンサルタントは、あくまでアドバイザーとしての役割を果たします。そのため、実行力が求められる場合、クライアント側が指示を出し、実行することになります。コンサルタントは指導にとどまり、実際の手続きや実行の部分には関与しないため、業務を実行する力が弱いという点がデメリットです。

依頼の目的

事務長代行サービスを依頼する主な目的は、日常的な業務を外部のプロに任せることによって、院長やスタッフの負担を減らすことです。経営や業務を円滑に進めるための実務的な支援を必要とする場合に適しています。経営や業務の効率化、業務の負担軽減が直接的な目的となります。

一方、コンサルティングサービスを依頼する場合の目的は、クリニックの経営全体の改善や戦略的な方向性を見直すことです。経営方針や診療体制の改善、患者層の拡大、収益の最大化など、経営戦略をより効率的に進めるためのアドバイスが目的となります。具体的な業務遂行に関するアドバイスではなく、経営的な視点からの提案を求める場合に適しています。

導入の容易さ

事務長代行サービスは、契約後に実際に業務を開始するまでのハードルが低く、比較的スムーズに導入できます。契約を結ぶことで、すぐに支援を受けることができ、クリニック側がすぐに業務の効率化を図ることができます。

コンサルティングサービスは、最初に詳細な経営分析や提案内容のヒアリングを行うことが多く、導入には一定の時間がかかることがあります。とくに、クリニックの経営戦略を全面的に見直す場合、コンサルティングのプロセスには時間がかかる可能性があります。

導入までの流れ

事務長代行サービスを導入する際の一般的な流れを紹介します。

初回相談・ヒアリング

まずは、導入を検討している事務長代行サービスの運営会社に問い合わせます。代行会社によって業務内容やサービス形態が異なるため、クリニックが求めるニーズに合っているかどうか、気になることがあれば相談してみましょう。

また、導入にあたっては、運営会社がヒアリングを実施しています。問い合わせる前にあらかじめクリニックの現状や抱えている問題・課題などを洗い出しておくことで、スムーズに進められることでしょう。

導入の提案・見積もり

ヒアリングした内容を基に、各クリニックに合った最適なサービスプランを提案してくれます。その際に、具体的なサービス内容や業務範囲、契約期間についてくわしい説明を受けます。

一言で事務長代行サービスといっても、業務範囲は多岐にわたります。たとえば、経営サポートや採用人事・労務管理、総務・経理、広報・マーケティングなどが挙げられます。事務長代行会社によって得意分野が異なるため、ニーズに合ったサポートが受けられるか確認しておきましょう。

また、見積もりの内容については総額だけでなく、1時間あたりの単価をチェックすることをおすすめします。一般的には、月額10万円～20万円が相場とされていますが、業務範囲や訪問の頻度によっては相場より高くなることもあります。

なお、月に何度も依頼するようであれば月額プラン、それほど依頼する機会がない場合にはスポットプランが良いでしょう。サービスの質と料金のバランスをしっかりと見極め、コストパフォーマンスの高さで選ぶのがおすすめです。複数の代行会社を比較して、契約を結ぶかどうか検討しましょう。

契約締結

提案された内容と見積もりに納得したら、契約締結へと進みます。契約内容には、業務範囲や料金、契約期間、サポート開始日などが含まれています。

依頼したい内容がきちんと含まれているかどうか、相違がないかなどを確認した上で契約を結びます。

キックオフミーティング・業務の引継ぎ

事務長代行会社によっては、契約締結後にキックオフミーティングが開かれます。キックオフミーティングとは、プロジェクトの関係者が初めて集まる会合のことです。

プロジェクトが始まる前に、関係者が集まり、業務内容などについて認識を合わせます。契約を結んだらキックオフミーティングを開催し、その後に実際の業務をスタートします。

具体的には、現行の業務フローや関連資料などの共有を行います。また、スタッフ同士で打ち合わせを行い、業務の引継ぎを進めます。

サービス開始

問い合わせからサービス開始までは、代行会社にもよりますが、平均2～3週間ほどです。中には、最短1週間で導入可能な業者も存在します。

サポート開始後は、定期的な報告や日常のフィードバックを通じて、サポート内容の最適化を目指します。サービス開始後に気になることや疑問などがあれば、気軽に相談できます。

定期的なレビュー・改善提案

サポートが始まってからも定期的な業務内容のレビューが行われます。実際に現場の状況を把握した上で、経営・業務改善のための提案が行われます。

また、要望や新たに生じた課題に応じて、依頼する内容をカスタマイズすることができます。必要な業務だけを選んで依頼するのはもちろん、急な業務増加やほかの業務範囲についても柔軟に対応しています。このように、クリニックの現状に合わせて必要な業務をサポートしてもらえるので、無駄のない効率的な運営を実現できます。

採用・人事や経理、SNSマーケティングなどの専門家によるサポートを受けることで、院長をはじめとするクリニックのスタッフは本来の業務に専念できるようになります。患者の診察や治療、手術などに多くの時間を割けるようになるので、質の高い医療の提供へとつなげられることでしょう。

院長やスタッフの業務負担の軽減や、クリニックの経営課題を解決するためにも、ぜひ事務長代行サービスの利用を検討してみてください。事務長代行サービスを利用することで、かかるコスト以上の利益を得られたり、業務効率化を実現したりできる可能性があります。まずは気になるサービスの公式サイトなどをチェックし、対応できる範囲や実績を確認したうえで、料金や依頼内容について相談してみてはいかがでしょうか。