おすすめのクリニック事務長代行サービスを紹介します！

日々多くの業務が求められるクリニックでは、煩雑な事務作業などに追われて治療や診療に専念できなかったり、また事務長の対応スキルが低いことで業務がスムーズに進行していなかったりという問題を抱えているケースも少なくありません。そんなクリニックにこそ導入したいのが、事務長代行サービスです。

クリニックの事務長代行サービスは、クリニックの事務長が行う仕事を外部のプロに委託できるサービスです。医療機関の事務長経験者や現役の事務長などがクリニックの事務業務をサポートし、院長の負担を軽減したり、業務効率化やコスト削減なども実現してくれます。

クリニックの事務長代行サービスには、どのような業務を任せることができるのでしょうか。サービスごとに細かな内容は異なりますが、一般的な事務長代行サービスで対応している業務内容をご紹介します。

経営サポート

事務長代行サービスのなかには、経営に関するサポートを依頼できるサービスもあります。たとえば設備投資計画のアドバイスや、院内組織体制の整備など、クリニックごとの状況を把握したうえで幅広い提案を行ってくれます。さらに院長にとって負担になりやすい行政手続きや会議の運営についても依頼できるため、大幅に業務の手間を減らすことができるでしょう。

採用人事・労務管理

クリニックの運営を行うにあたり、優秀な人材の確保や育成は非常に重要な業務のひとつです。しかし採用には幅広い業務が求められ、院長1人では対応しきれないこともあるでしょう。

そんな採用や労務管理などの業務も、事務長代行サービスに依頼することができます。求人サイトに掲載する原稿の作成からお問い合わせ対応、面接当日の対応まで委託できるほか、入退職時の手続きや有給休暇の管理まで行ってくれます。

総務・経理

さまざまな方が訪れるクリニックには、クレームが寄せられることもあります。その場合に院長が直接対応するケースも多く、多くの時間や労力がかかってしまうこともあるでしょう。

そんなクレーム対応も、事務長代行サービスで行ってくれます。また経営に関する資金の管理や診療実績データの集計といった業務にも対応可能なので、院長はもっとも重要な診療などの業務に集中することができるのです。

広報・マーケティング

集患や増患のためには、広報やマーケティングの業務も重要になります。しかしこれらの業務には専門的な知識が必要であったり、対応するために多くの時間を割かなければならなかったりするため、院長だけでは対応できないケースも少なくありません。

そんな広報やマーケティングの業務も、事務長代行サービスに依頼することができます。たとえばクリニックのホームページの管理や運営、SNS運用代行なども、専門知識を持つ事務長代行サービスのスタッフが対応するため、院長は診療に専念できるでしょう。

事務長をクリニックで直接雇用した場合と事務長代行サービスを利用した場合で、どのような違いがあるのでしょうか。

今回は、以下の7つの項目を比較しました。

表の内容を具体的に見ていきましょう。

コスト

コスト面については、事務長を雇用した場合は固定の人件費や福利厚生費がかかる一方で、事務長代行の場合は利用する期間や業務量によって変動するため直接雇用の場合と比べて初期導入コストを抑えられます。

専門知識

専門知識については、雇用の場合は個人の経験や資質などに依存し、採用した人材によって異なります。事務長代行の場合は事務長としてのスキルや知識について一定水準をクリアしているため、対応するスタッフによる大きな違いはありません。

対応スピード

対応スピードについては、雇用の場合は個人のタスク管理能力や処理能力によります。事務長代行の場合は依頼した期日内での対応を行っているため、業務が遅れたり滞ったりする心配はありません。

安定性

安定性については、雇用の場合は退職の可能性やリスクがある一方で、事務長代行の場合はそのような心配がなく、必要な業務を必要な時に依頼できるという違いがあります。

導入ハードル

スタッフの退職時など、新たな人材を事務長として採用する場合の導入ハードルについては、雇用の場合は面接や手続きなど様々な対応が必要となり、事務長代行の場合は契約だけで導入できるため、雇用と比べて導入ハードルが低いです。

スキル

スキル面については、雇用の場合は個人の経験などに大きく依存するほか、クリニックで教育を行う必要があります。その点、事務長代行の場合は一定レベルのスキルや経験のあるスタッフが担当することが多いです。ただし、事務長代行サービス会社ごとにスタッフの質が異なるため、公式ホームページなどでしっかり確認するのをおすすめします。

業務範囲

委託できる業務の範囲については、雇用の場合は個人のスキルによる部分が大きいです。一方、事務長代行の場合はサービス提供会社ごとに業務範囲を提示しており、契約内容に基づいて業務を行ってくれます。

このようにさまざまな面で違いのある雇用と事務長代行ですが、個人のスキルや経験に左右される雇用よりも、一定のレベルが担保されている事務長代行の方がスムーズに導入できる可能性が高いでしょう。

ここまでクリニック事務長代行サービスについて、概要や業務内容について解説してきました。ここからは、クリニックを受診した方を対象にした、2つのアンケート結果をもとにお話ししていきます。

まず1つ目の「クリニックを受診した際に不安やストレスを感じたことはありますか？」という質問の結果ですが、以下のグラフのようになりました。

あると答えた方が、半数以上の60％という結果となっています。結果を見る限り、クリニック受診の際に不安やストレスを感じる方は、決して少数派ではないようですね。続いて、あると答えた方を対象に「どの部分に不安やストレスを感じましたか？」という質問をしてみました。

第1位は「待ち時間が長い」でした。体調不良で受診される方も多いクリニックで長時間待たされるのは、本当に辛いですよね。事務長代行サービスでは医療機関の業務効率化も担っているため、導入することで待ち時間の短縮にも繋がるでしょう。

第2位は「病状や治療などの説明が不十分」でした。医師の経験が不十分なのもあるかもしれませんが、煩雑な事務作業により医師本人が治療や診察に集中できない環境が原因なのかもしれません。その事務的な作業を外部のプロに委託することで、少なくとも本来の業務に専念することができます。

第3位は「受付スタッフの対応」でした。指導体制が確立していない、多忙で細やかな対応ができていないなど理由はさまざまでしょうが、これも患者側からしたら辛い経験です。事務長代行サービスでは、クリニックの運営に関わる業務、採用人事なども依頼可能なため、優秀なスタッフを確保しやすい体制が整えられるでしょう。

そのほか第4位以下は「診療時間が短い」「質問しづらい」「医師が目を見て話さない」「清潔感がない」となっています。これらのマイナス要因も全て、事務長代行サービスを導入することにより、大幅に改善することが可能です。

ここまでWEBアンケート結果をもとに、クリニック受診時に感じた不安・ストレスの原因をお伝えしました。多くの患者さんが抱いている不満を取り除き、クリニックの満足度を上げるためにも、ぜひ事務長代行サービスの利用を検討してみてください。

クリニックの事務長代行サービスを利用する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。これから事務長代行サービスの利用を検討している方は、ぜひチェックしてみてください。

即戦力となる人材を確保しやすい

事務長代行サービスを提供している会社では、高いスキルや豊富な経験を持つスタッフを事務長代行として採用しているほか、自社の研修などにおいてスキルを上げていることも多いです。そのため事務長代行サービスに依頼すれば、即戦力となる人材を確保しやすいというメリットがあります。求める知識やスキルで院長のサポートをしてくれるため、院長は診療などの本来力を入れるべき業務に専念できるでしょう。

採用コストや教育コストを削減できる

事務長を直接雇用する場合、採用のためのさまざまなプロセスが必要であったり、また未経験者を雇用する場合は教育が必要であったりするため、時間的にも金銭的にも多くのコストが必要です。また採用してもすぐに退職してしまうリスクもありますが、事務長代行サービスならそのような心配はありません。

サービスを提供している会社と契約を結ぶだけで、事務長としてのスキルを持つ人材がサポートしてくれます。これにより採用コストや教育コストを大幅に削減することができるでしょう。

経営面のサポートも依頼できる

事務長代行サービスのなかには、経営面のサポートを依頼できるサービスもあります。日々の雑務に追われて経営面での課題に向き合う時間がない院長も少なくないと思いますが、経営面のサポートに対応している事務長代行サービスであれば、たとえば経営が上手くいっていないクリニックの課題解決や事業拡大を考えている院長のサポートも依頼できるため、よりよい運営ができるようクリニックを導いてくれます。

日々の業務負担が減る

院長1人で対応しているクリニックや、少人数、家族のみで対応しているクリニックの場合、ひとりひとりの業務負担が大きくなってしまいます。そんなクリニックで事務長代行を採用すれば、診療外業務がなくなるため、日々の業務負担を大幅に減らすことができるでしょう。そして業務負担が減ることで休息時間が増えたり、経営改善や事業拡大に充てる時間を増やしたりできるのも、事務長代行サービスを利用する大きなメリットです。

さまざまなメリットがある事務長代行サービスですが、導入前に知っておきたいデメリットや注意点もいくつかあります。以下のようなポイントも把握したうえで、事務長代行サービスを利用するかどうか判断しましょう。

ただしこれらのデメリットや注意点は、対応によって解決できる可能性も高いです。ノウハウの蓄積についてはマニュアルや手順書の整理を依頼したり、社内人材の育成をサポートしてもらったりすれば回避できます。

また情報漏洩については、事前に企業の信頼性をチェックし契約書を交わすことで一定のリスクを避けることができます。そして業務の煩雑化については、契約前にコミュニケーションの取り方などを決めておくことでスムーズにできるでしょう。

このように代行サービスを利用することの不安に対してはしっかりとカバーする方法があるので、デメリットがあるからといって導入が難しいと考える必要はなさそうです。

クリニックの事務長代行サービスを提供している会社は複数あるので、どのサービスを利用すればよいか分からないと感じている方もいるでしょう。そんな方のために、ここでは事務長代行サービスを選ぶ際にチェックしたいポイントをご紹介します。

経験と実績

クリニックの事務長代行サービスを選ぶ際にまずチェックしたいのが、経験と実績です。基本的にどの事務長代行サービスでも事務作業やバックオフィスのサポートは行っていますが、じつは対応しているスタッフの経験や実績が浅いサービスも存在しています。

たとえば医療機関の事務長として実務経験を持っている方ではない新卒や、他業種のマネジメント経験者を派遣している事務長代行サービスもあるのです。その場合、実際の医療現場については詳しくなく、思ったようなサポートが期待できないこともあるでしょう。

だからこそ、医療機関の医事や総務、事務長業務の実務経験のあるスタッフを採用している事務長代行サービスであるかどうかは重要なポイントです。実際に依頼してからサポートに不満を感じないようにするためにも、必ず経験や実績が豊富な事務長代行サービスを利用しましょう。

対応できる業務内容

対応できる業務内容は、事務長代行サービスによって大きく異なる部分です。自院に必要なサポートを受けるためにも、どのような業務を依頼したいかを明確にし、それに対応できる事務長代行サービスを選びましょう。

たとえば事務的なサポートだけを行っている代行サービスもあれば、経営支援や開業支援、事業拡大のサポートまで対応している代行サービスもあります。現在のクリニックの経営を見直したい方やこれから集患・増患に力を入れたい方、また事業拡大を狙っている方は後者のようなサポートにも対応している事務長代行サービスを利用するのがおすすめです。

ただしこのようなサポートは医療機関についての知識だけでなく、経営や広報などの幅広い知識が必要になるため、対応している会社は多くありません。少ないなかからでもより適したサービスを提供している会社を見つけるためにも、実績などと合わせて依頼するかどうかを判断しましょう。

料金とのバランス

クリニックの事務長代行サービスは、依頼する範囲や日数などによって料金が変動するのが一般的です。もちろん多くの業務や日数を希望すればその分費用は高くなっていくので、料金とサービスのバランスも見ながらサービスを選ぶことも大切です。

ただし料金だけを見て安さで契約してしまうと、思ったようなサポートが受けられない可能性があります。サービスを受けることで改善できることがなにかをしっかりと把握し、クリニックの売り上げ拡大につなげられるかどうかを判断しましょう。

事務長代行サービスの多くは、利用を検討している段階で見積もりを依頼することができます。まずは気になるサービスの窓口に相談し、必要なサポートに対してどの程度の費用がかかるのかをチェックしてみてください。

院長やスタッフの業務負担の軽減や、クリニックの経営課題を解決するためにも、ぜひ事務長代行サービスの利用を検討してみてください。事務長代行サービスを利用することで、かかるコスト以上の利益を得られたり、業務効率化を実現したりできる可能性があります。まずは気になるサービスの公式サイトなどをチェックし、対応できる範囲や実績を確認したうえで、料金や依頼内容について相談してみてはいかがでしょうか。