クリニックを経営している開業医の方のなかには「経営者や管理者としての業務で忙しく診療に集中できない」というものがあります。そんな悩みを解決するには、クリニック事務長の採用を検討するのがおすすめです。本記事では、クリニック事務長の役割や仕事内容を解説します。この記事の内容を参考に、クリニック事務長の採用を検討しましょう。
クリニック事務長の役割・権限
クリニックの事務長は、診療業務以外の重要な部分を一手に任される役職です。医療機関における事務業務は、主に「医事」「総務」「経理」「労務」の4つに分かれます。事務長は、これらすべての分野に関する業務を統括します。
医事、総務、経理、労務管理に関する幅広い知識が求められるため、事務長はクリニックの運営における中心的な役割を担っています。
クリニック事務長がしっかりと役割を担ってくれることで、開業医は診療に集中することができるでしょう。また、クリニック全体の運営が円滑になり、良質な医療サービスを患者に提供することにもつながります。
新設されたクリニックの場合の役割が異なることも
親切されたクリニックの場合、事務長の役割や権限はクリニックの形態、規模、組織の構造、さらには院長の方針によって大きく異なることがあります。
まず、情報の中枢として、情報収集や情報発信を行う役割です。院長の言っていることをスタッフに伝えたり、スタッフや患者の声を院長に伝えたりする業務が挙げられます。次に、情報の収集と分析を行い、クリニックの経営戦略の提案を行うことも求められます。
また、ヒト・モノ・カネの流れを最適化し、効率的な運営を実現するのも事務長の役割です。そのほか、院長が診療業務に専念できるように、周囲の業務環境を整えることも求められます。このように、クリニック事務長は医療機関の運営を円滑にし、全体の効率を高めるために欠かせない役割を果たしています。
クリニック事務長の仕事内容
クリニック事務長の仕事内容は、医療機関の運営における重要な業務を幅広くカバーしています。
採用・人事・労務管理
まず、採用や人事、労務管理が挙げられます。事務長は新たなスタッフの採用で面接や選考を行うだけでなく、既存スタッフの教育やトレーニングも担当します。また、労務管理を通じて、勤務状況の調整や労働条件の整備を行う仕事もあります。
経理・財政管理
次に、経理や財務の管理も仕事の一つです。事務長はクリニックの予算を策定し、資金の流れをチェックします。経費の処理や財務報告の作成なども含まれ、クリニックの財政状態を健全に保つ役割を担っています。
後方業務
さらに、広報業務も事務長の重要な任務の一つです。クリニックのブランドやサービスを効果的に外部に伝えるための広報のプランを考え、実施します。
総務・庶務
事務長は、経営に携わる業務内容のほか総務、庶務に関する業務も担当します。これには、設備の維持管理や書類の整理、スタッフのサポートなどが含まれます。クリニックの運営がスムーズに行われるように調整するのも、事務長の仕事です。
クリニック事務長を採用する際に気をつけること
クリニック事務長は、クリニックを運営しているうえで重要な存在となります。そのため、どのような人材を採用するか慎重に検討しなければなりません。
学ぶ意欲を持つ人材を採用する
人材を採用する場合には、高いモチベーションを持ち、積極的に学ぶ意欲があるかどうかを確認しましょう。また、クリニックの文化や業務について謙虚に学ぶ姿勢を持ち、スタッフ一人ひとりに細やかに目を配れる人物を選ぶことも重要です。
さらに、人件費についても考慮するべきでしょう。経験豊富な人材を正職員として採用することが難しい場合は、非常勤や委託、派遣、場合によっては事務長代行等といった非正規での人材活用を検討しましょう。
このように、選択肢をうまく組み合わせることで、クリニックの運営がより効果的に行えます。
まとめ
クリニック事務長は、診療業務以外の重要な運営業務を担当し、クリニックの円滑な運営を支える役職です。事務長は「医事」「総務」「経理」「労務」の業務を統括します。情報の収集や発信、経営戦略の提案、資源の最適化、院長が診療に専念できる環境作りを行うのが仕事です。また、採用、人事、労務管理、経理、財務、広報業務、総務・庶務に関わる幅広い役割を担います。採用時には、クリニック事務長の経験者が望ましいですが、高いモチベーションと学ぶ意欲がある人材を選び、必要に応じて非常勤や委託、派遣、事務長代行などの形態でコストを抑えることも検討しましょう。
