事務業務をアウトソーシングできる事務長代行には、さまざまなメリットがあります。外部サービスの積極的な利用は企業にとって大きな助けとなることでしょう。一方で、デメリットや注意点もしっかり把握しておくことが大切です。この記事では、事務長代行サービスを導入するメリット・デメリットや事務長の雇用との違いについて解説します。
事務長代行サービスとは
事務長代行サービスとは、クリニックにおいて事務長が行うはずの事務業務全般を外部の人材に委託できるサービスのことです。
クリニックや歯科医院では事務業務は非常に負担の大きい仕事であり、院長1人で全ての業務をこなしている場合かなりの激務になってしまうことも珍しくないのです。
主な業務である診察に加えて事務作業や細かい業務などを全て1人で行うとなると、睡眠時間を削ってまで仕事をしなければならないという事態になりかねません。そのため、日々の多忙な業務や仕事量の多さに悩んでいる院長は少なくないでしょう。
事務長代行サービスではスタッフの育成や資金繰り問題、患者からのクレーム対応などのさまざまな業務に適している人材が派遣されるので、安心して任せることができます。
カルテのファイリングや情報管理、医療機器の点検、医療廃棄物の処理など細かい業務を任せることもできるため、本来時間を割くべきである診療により多くの時間を費やすことが可能です。
優秀で即戦力となってくれる人材を正規雇用で確保することが難しい場合でも、必要に応じて手軽に依頼できるので、積極的にサービスを取り入れるクリニックが増えてきているのが現状です。契約内容によりますが、現地に足を運ぶことなくオンラインで業務を行うサービスもあります。
事務長代行サービスを利用するメリット・デメリット
便利で業務の効率化が期待できる事務長代行サービスですが、メリットばかりではありません。
デメリットもしっかり把握したうえで依頼するかどうか慎重に検討しましょう。
メリット
事務長代行サービスを導入して外部の人材に経営やマネジメント、事務業務をアウトソーシングすることで作業を減らすことでより、丁寧に時間をかけて診療を行うことができるようになります。
本来のメインの業務である患者の診察や治療、手術に時間を費やすことで質の高い医療の提供にも繋がるといえるでしょう。丁寧な診療は患者の信頼にもつながります。
また、経営に関する豊富な知識を持つ事務長の採用で経営課題を見直したり、新しい施策を迅速に導入することもできるかもしれません。また、資金繰りに関しても第三者に客観的に判断してもらうことで、経営リスクを低減できるメリットもあります。
新たに雇用を行う場合と違って、その時のニーズに合わせて簡単かつ手軽に依頼することができるのも事務長代行サービスの良さです。
デメリット
事務長代行サービスは外部から任せたい業務に適した人材を派遣してもらうため、自身のクリニックにノウハウが残らないというデメリットが考えられます。
クリニックにノウハウが蓄積しないということは新たに優秀な人材を育てようと思っても難しく、長期的なクリニックの経営に影響を及ぼす可能性があります。また、派遣元の企業にもよりますが、クリニックで専任の事務長を雇用するよりもコストが高くなってしまうことも懸念事項です。
小規模かつ少数精鋭で経営を行っているクリニックの場合、事務長代行サービスにかける費用がクリニックの経営を圧迫してしまうこともあるため、注意が必要です。
新しく事務長を雇う場合と何が違うのか
新しく事務長を雇う場合との大きな違いは、採用の難易度にあります。
クリニックにおいて事務業務や経営、マネジメント業務を行うのは簡単なことではありません。誰にでも任せられる仕事ではないためクリニックの事務・経営担当者の採用難易度は非常に高いのです。
一方で、外部から派遣される事務長は経験が豊富で即戦力として活躍してくれるので、教育コストがかかりません。正社員として新しく事務長を雇用しても希望の条件に合わなかったり、スムーズな業務を行えない可能性があります。
正規職員として育成する余裕のあるクリニックは、新しく事務長を雇うのもいいかもしれません。しかし、小さなクリニックで事務長の育成に時間をかけられないケースなどは、ニーズに応じて即座にクリニックを支えてくれる事務長代行サービスを利用するのがおすすめです。
まとめ
事務長代行サービスでは事務業務を委託できるだけでなく、経営に関するサポートなども任せることができるため院長の負担を大幅に軽減することが可能です。時間を有効に使えるようになるため、本来時間を割くべき患者の診療に集中できるようになります。また、優秀な人材をすぐに確保できたり、クリニックに合った人材を派遣してもらいやすいなどのメリットも期待できます。教育に時間やお金をかける必要がないのも、嬉しいポイントです。一方で、クリニックの専任の事務長を育てることができないため長期的にみると経営に影響するというデメリットもあります。クリニックによって求める条件や最優先すべき事項などは異なりますので、費用も含めて自院のニーズに合っているか検討しながら慎重に決めることをおすすめします。
