今回は、よい事務長を採用するために知っておきたいことに関してご紹介します。開業医だと業務をこなさなくてはならず、ひとりの仕事に限界を感じている方もいるでしょう。円滑なクリニック営業を行うために、事務長の採用を検討されている方も少なくないのではないでしょうか。本記事では、よい事務長の採用の仕方についてご紹介します。
事務長はそもそもどんな役割をもつのか
クリニックでの円滑な仕事を目指すには、事務長を雇うのがおすすめです。
ただ、事務長の役割が分からないという方もいるでしょう。事務長の役割についてご紹介します。
事務長の役割や権限について
一般的に、医療機関の事務はおおまかに医事・総務・経理・労務に分けられます。
その中で、事務長は医療機関の事務業務全般を統括する役割があり、大きな責任をともなう役職でもあります。このため、事務長は医事・総務・経理・労務管理など多岐にわたる広い知識が必要となります。
事務長に担ってもらう役割とは
基本的に院長でなくてもできる仕事を、事務長へ任せるのが基本です。
たとえば、スタッフや患者の意見交換・院外機関や市区町村・保健所とのやり取りです。ほかにも、人・物・金の状況を把握し、院長へ正確に伝達する必要があるでしょう。経営資源をうまく活用することで、クリニックにとって最善の結果を生み出せるといえます。
公報で患者を集客する役割もある
現在のクリニックにおける公報は、集客だけではなく健康や病に関して関心を高める役割があります。
また、集客にはSNSが有効な手です。院内掲示やSNSの構築と運用といったメディアへの露出も、事務長の仕事となります。SNSをうまく使用することで競合他院との差別化をはかるクリニック経営に大事な仕事になるでしょう。
事務長採用にありがちなトラブル事例
事務長採用は、クリニック経営においてよいことばかりではありません。
事務長採用にありがちなトラブル事例に関してご紹介します。
事務長は労働組合のリーダーになってはいけない
スタッフからの不満や相談ごとなど、これらを聞いて現場の実情を把握するのも事務長の立派な仕事です。
ただ、関係性があまりにカジュアルになりすぎると、スタッフから多くの不満を聞くことになるでしょう。中でも、院長に対する不満が出てしまうと、事務長が労働組合のリーダーになる確率が高く、クリニックの経営にも悪影響を及ぼしてしまいます。
期待通りの仕事ができない
事務長を雇ったけど、期待通りの仕事ができないといったトラブル事例がじつは多く存在します。
ただ、この原因に関しては院長の過剰な期待や、採用時点でのミスマッチが原因の可能性があります。その中でも多いのが経営を任せられる人材として採用したにもかかわらず、スキルが事務兼秘書程度の仕事しかできないといった事例が多くあります。
こうしたことが内容、事務長を採用する際はどのような人材かしっかりと見極めましょう。
トラブルを未然に回避するために
雇用後、思っていた人材と違うということがないよう、院長が事務長に求める能力と業務の範囲を明確にしておくことです。
クリニックの事務といっても作業は多岐に渡り、求めるものがほかの医院と違う場合もあるでしょう。まずは、院長自身がこうした人材がほしいということを明確にしてから、事務長の採用をする必要があります。
事務長の採用で注意すべき点は？
いざ、事務長の採用を検討しても、なかなかよい人材が見つからなくて困っている方もいるでしょう。
事務長の採用で注意すべき点についてご紹介します。
高いモチベーションを持っている人材
優秀な人材を採用する際、生え抜きのように事務長を採用する場合もあるでしょう。
ただ、こうした採用は現地的に難しいといえます。製薬企業などでもっと医療の現場で役立ちたいと考える方や、一般企業や財務・経理部門などで鍛えられた人は、それぞれに高いモチベーションを持って新たな視点やアイデアをもたらすメリットがあるでしょう。
非常勤や委託・派遣という選択肢もある
人件費を抑えるために、事務長を非常勤や委託・派遣にするという選択肢があります。
短時間であっても経営のサポートをしてくれるため、院長には時間的余裕ができるでしょう。ただ、働いてくれるなら誰でもよいというわけではなく、クリニックの理念を共有し、経験にとらわれず謙虚にクリニックについて学ぶ人材を確保する必要があります。
さらに、採用の際はスタッフひとりひとりに目を配れるような「人柄」の部分にも注目したいところです。
クリニック内で事務長は大切な役割であることを伝達する
事務長の役割は、クリニック全体の情報を把握し、院長へ正確に伝える役割があります。
信憑性の高いコミュニケーションさえとっていれば、院長がクリニック全体を把握する必要はないでしょう。このため、事務長職を機能させるためには院内で重要な役割を担っていることをクリニックのスタッフ全員に理解してもらう必要があるでしょう。
まとめ
今回は、よい事務長を採用するために知っておきたいことに関してご紹介しました。よい事務長を採用するために、あらゆる方法がありますが、まずはクリニックがどのような人材を求めているか正確に把握する必要があります。院長が優秀な事務長を採用し、その能力を十分に引き出せたらクリニック経営はすばらしいものになっていくでしょう。本記事が、よい事務長を採用したいと考えている方の参考になれば幸いです。
