クリニックの円滑な運営に欠かせないのが、事務長の存在です。事務長はクリニックの経営や人事、業務など医療行為以外のほぼすべての業務で管理・サポートをおこないます。また、法令遵守や患者との信頼関係構築なども担当業務です。今回はそんな事務長の業務内容や採用方法、事務長代行サービスについて解説します。
事務長の業務内容
医療機関における事務長は、クリニックや医療施設の運営を円滑に進めるために、管理業務全般を統括する役職です。
医療行為以外のほぼすべての業務を担当し、クリニックの経営や運営を支える重要な役割を果たします。クリニック事務長の主な業務は大きく分けて「経営管理」「人事管理」「業務管理」があります。
経営管理
クリニックの収益性を維持・向上させるための財務管理や経営計画の策定、実施を担当するのが経営管理です。
予算編成、コスト管理、財務諸表の作成などが含まれます。
人事管理
人事管理ではクリニックのスタッフの採用、教育、評価、労務管理を担当します。
医師や看護師、医療事務員など全スタッフが適切に任務を遂行できるようサポートします。
業務管理
また、日々の業務管理として患者の受付、カルテ管理、診療報酬請求（レセプト業務）がスムーズに行われるよう管理します。
医療機器や施設の維持管理も業務管理に含まれます。
事務長のその他役割
クリニックが適切な医療提供体制を維持できるように法令に基づく手続きの管理も、事務長の役割となります。
また、患者とのコミュニケーションやクレーム対応など患者満足度を高めるための施策を講じクリニックの評判を維持・向上させたりすることも事務長の重要な役割です。
他業種の事務長と異なる点
他の業種の事務長と異なる点は、医療に関する専門知識が求められる点や、医師や看護師との密接な連携が不可欠なことが挙げられます。
また、患者との信頼関係の構築にかかわる繊細なコミュニケーションが求められることも重要なポイントです。医療業界の厳しい法規制の遵守に対する責任をもつことが、クリニックの事務長には求められます。事務長がいないクリニックでは、医師がこれら膨大な業務を担当します。
本来の仕事である日々の診療に加えて、クリニックの経営管理や事務手続きもカバーしなくてはならないため、抱える患者の数が増えるほど負担は増加するでしょう。
そこで、事務長を雇用すれば院長は診療に専念でき、一人で何もかも抱えていた状態から脱却できます。本来の業務に集中でき、円滑にクリニックを運営できるようになるでしょう。
事務長の採用方法
クリニックの事務長を採用する際には、まず求める人材像を明確化する必要があります。
事務長に求める能力として挙げられるのは、医療業界に特化したスキルと経験や、管理能力とコミュニケーションスキルの高さ、リーダーシップです。いずれのスキルを重視するのか、クリニックの現状によって優先度を決めます。
求める人材が明確になったら、募集、応募者の経歴確認、面接の流れで採用をおこないます。募集は医療系に特化した求人サイトや専門誌に求人広告を掲載すると効果的です。求人に対して応募があれば、応募者の経歴を詳細に確認します。
特に医療機関での勤務経験や管理職経験が重要です。面接ではこれまでの経験やスキルの確認だけでなく、クリニックの方針や理念に合うかどうかの見極めが大切です。具体的な業務に対する理解度、ストレス耐性、問題解決能力についても質問するとよいでしょう。
クリニックによっては、必要に応じてレセプト業務やシミュレーションを通じて実務能力を確認するテストやケーススタディを実施することもあります。
採用後にはクリニックの業務フローや使用するシステム、クリニックの理念や方針について研修を実施します。特にクリニック特有の業務については丁寧な教育が必要です。
常勤の事務長と代行サービスどっちがおすすめ？
事務長代行サービスはクリニックや医療機関において、事務長としての業務を外部の専門家やサービス提供企業が代行するサービスです。
サービス提供企業によって請け負う業務内容は異なりますが、経営管理サポート、人事管理、業務管理、患者対応サポートなどが一般的です。常勤の事務長を雇用することと比較すると、代行サービスには即戦力が確保できることが強みです。
また、必要な期間や業務に応じてサービスを利用できるため、人件費を最小限に抑えられます。さらに、クリニック開業時の準備や初期運営のサポート、事務長の急な退職や不在時などのピンチヒッターといった柔軟な雇用も可能です。
常勤の事務長と代行サービスのどちらがおすすめかは、クリニックがどのようなサポートを必要としているかで異なります。事務長の研修体制が整い、かつ常に事務長が必要とされるクリニックでは常勤の事務長がおすすめです。
一方で小規模なクリニックや事務長をフルタイムで必要としない場合、代行サービスが有効です。
まとめ
クリニックの円滑な運用には欠かせない存在である事務長について採用方法や、常勤と代行サービスのどちらがおすすめかについて解説しました。事務長はクリニックの「経営管理」「人事管理」「業務管理」を担当し、法令に基づく手続きの管理や、患者とのコミュニケーションやクレーム対応など多岐にわたる業務に携わります。採用の際は医療系に特化した求人サイトや専門誌で募集をおこない、面接時はこれまでの経験やスキルの確認やクリニックの方針や理念に合うかどうかの見極めが求められます。常に事務長が必要なクリニックでは常勤型、フルタイムでのサポートが不要な場合は代行サービスがおすすめです。
