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クリニック事務長は必要？
院長の負担が大きいクリニックでは、事務長を選任することで院長の負担を減らすことができます。院長は、経営管理や経理に加え、院内でのトラブル対応、勤怠管理など負担が大きいです。院長が業務の負担を感じている場合、クリニック事務長を選任することで業務の負担を大きく減らせるでしょう。
事務長がいれば、院長が診察の時間や経営に関する重要な業務を行う時間を増やせます。また、経営に関わる人が、院長ひとりから院長とクリニックの事務長のふたりに増えることで、効率的な経営が可能になります。院長の右腕として動ける事務長は、法令の厳守や効率的な業務が必要になるクリニックには必要不可欠です。
クリニック事務長の役割とは？
クリニック事務長は、クリニック内の医師や看護師、事務員などを束ねる役割があります。さらに、必要であれば保健所とのやりとりやトラブル対応、クリニック経営に関する助言や情報収集などを任せることが可能です。院長ではなくても対応可能な業務を、院長の代わりとして行うのがクリニック事務長の役割だといえるでしょう。
クリニック事務長は、クリニックの裏方として経営やスタッフのことなどを総括的に対処する能力と役割が求められます。クリニック事務長は、院長のサポート役として活躍します。クリニック事務長の役割は、院長ではなくてもできる仕事や、情報の収集、管理、経営サポートなど、クリニックがうまく機能するために必要な業務を行います。
院長の経営方針に従い、ときには院長に意見しながら、患者や従業員管理、事務作業などのサポートをするのがクリニック事務局長の役割だと言えます。とくに、近年はマイナンバーを活用した保険証など、法令が変わったり、書類の申請方法が変わったりなど変化が多いです。
このような変化の情報収集や設備を整える手配をするのも、クリニック事務長の大切な役割です。
クリニック事務長の仕事内容は？
事務長は、院長の右腕として、クリニックの運営を円滑に進めるための様々な業務を担当します。具体的には、経営企画や総務、スタッフ管理などの人事、広報活動、患者対応です。幅広い業務に携わるクリニック事務長は、幅広いスキルが求められます。
経営企画・総務・庶務
事務長は、経営企画や総務、庶務の業務を行えます。具体的には、予算管理や施設管理、経営計画の提案などを行うことが可能です。クリニック事務長は、ほかにもクリニックの運営に関わる業務を行うことができます。
診察などの医療業務で忙しい院長に代わり、経営に関するリサーチや総務などを行える点は、クリニック事務長を選任する大きなメリットだと言えます。とくに、小規模なクリニックでは、院長が忙しくて経営にまで手が回っていないことも多いです。
院長の負担を減らしたり、経営に力を入れたいクリニックにとって、事務長選任はメリットが大きいといえるでしょう。
スタッフ管理
事務長は、スタッフの育成や勤怠管理なども行えます。とくに、看護師、スタッフのコミュニケーション促進は、事務長の大切な仕事です。仕事の改善点や意見などを事務長が聞き取りし、院長に伝える業務も行います。院長とスタッフが快適に仕事ができるように対処する事務長は、より良いクリニックにするために必要不可欠な人材だと言えます。
院長のサポートだけではなく、クリニックで働いているスタッフ全員が安心して働けるよう、潤滑剤の役割を担っているのが事務局長です。よって事務長には、高度なマネジメント能力が求められます。
広報活動
ホームページ作成やSNS運用、パンフレットの作成などもクリニック事務長の大切な仕事です。とくに、近年はネットが発達しており、クリニックを地域の人に知ってもらうためには、ホームページやSNSでの広報が欠かせません。安定した経営を行うための広報活動も、クリニック事務長の大切な業務のひとつです。
患者対応
院内でトラブルが起こった場合など、院長が手が回らないときに院長の右腕として活躍するのが事務長です。また、患者と院長のクッション役としても活躍できます。看護師やスタッフでは対応できない患者対応や、患者とクリニックのトラブル対応も、クッション役として活躍できるでしょう。
クリニック事務長が持つべきスキル
クリニック事務長は、幅広いスキルが求められる業務を行う必要があります。クリニック事務長になるのに必要な資格はとくにありませんが、幅広い知識と経験を持った人を選任する必要があります。
総務や庶務の業務であれば、予算管理や施設管理のスキルと知識が必要になります。また、経営企画を任せるのであれば、経営に関する知識が必要です。
スタッフ管理であれば、勤怠管理やスタッフ育成のためのスキルや経験が必要になるでしょう。とくに、スタッフ育成を任せるのであれば、クリニックのスタッフ育成に関する知識が必要です。スタッフ間のコミュニケーション促進を図るのであれば、話しやすい、相談しやすいなどのコミュニケーション能力も必要になるでしょう。
広報活動を任せるのであれば、クリニックの広報に関する知識が必要になるでしょう。とくに、SNSに力を入れたいのであれば、SNS広報を適切に行えるかも重要になります。マーケティングの知識があれば、地域の人たちに効率的にクリニックを宣伝することが可能です。
患者対応であれば、看護師やスタッフが対処できないトラブルに対処する能力が必要です。トラブルに対処するためには、クリニックの業務に関する知識やクレーム対応に関する経験や知識も必要になります。
このように、クリニック事務長は幅広いスキルと知識が求められます。クリニック経営に関する知識に加え、予算管理やスタッフ管理、広報など幅広いスキルがある人を選任することで、院長の負担を大幅に減らせます。
クリニック事務長を選任するときのポイント
クリニック事務長を選任するときには、任せたい業務を事前に決めておく必要があります。また、スタッフに軽視されないような工夫を院長が行う必要があります。
クリニック事務長は、幅広いスキルや経験が求められる立場です。しかし、クリニック事務長を選任するときは、任せたい業務のスキルが高い人を選任する必要があるでしょう。
経営企画を主に任せたい場合には、クリニック経営に関する知識や経験が多い人が適任です。スタッフ間のコミュニケーション促進を主に任せたいのであれば、コミュニケーション能力が高く、人事やクリニックのスタッフ育成に関するスキルが高い人を選任する必要があります。
また、クリニック事務長は院長の右腕として活躍する立場です。採用後にスタッフに軽視されないよう、あえてスタッフの前で院長と事務長が対話をしたり、対等な立場で関わったりするところを見せることで、事務長の威厳を保てるでしょう。事務長が威厳を保てる環境を与えることで、スタッフに頼られる存在になることができます。
クリニック事務長をうまく続けるコツ
クリニック事務長には、特別な資格は必要ありません。ただ、事務局長は院長の右腕として診察以外の業務を総括的に行います。院長が事務長に任せる業務にもよりますが、幅広い知識を持った人を事務長に選任することで、クリニック内の業務を効率化できるでしょう。
小規模のクリニックであれば、院長が人事や総務などの業務を総括的に行い、事務長を選任しないケースもあります。しかし、実際には小規模なクリニックこそ事務長を選任することで、院長が経営や診療に集中できます。
事務長は、必ずしも医療関係の人材を採用しなければいけないわけではありません。求めるスキルを持った人材であれば、異業種から採用するのもひとつの手だと言えます。また、事務長を採用する負担を減らしたいのであれば、非常勤での採用も可能です。院長の要望やクリニックの環境に合わせて、柔軟に事務長を選ぶのがおすすめです。
